משא ומתן (מו"מ) הוא תהליך תקשורת בסיסי שאנו מנהלים כמעט מדי יום, לעיתים קרובות מבלי לשים לב. החל מהחלטה לאן לצאת לארוחת ערב, דרך דיון על תנאי העסקה בעבודה ועד לסגירת עסקאות מיליונים – היכולת לנהל משא ומתן יעיל היא אחת המיומנויות הקריטיות ביותר להצלחה אישית, מקצועית ועסקית.
בעוד שרבים חושבים על משא ומתן כעל "קרב" שבו יש מנצח ומפסיד, הגישה המודרנית והיעילה ביותר לניהול קונפליקטים בעבודה עם רוחמה ביטה רואה בו תהליך של פתרון בעיות משותף. המטרה היא לא "לנצח" את הצד השני, אלא להגיע להסכם שממקסם את הערך עבורך, תוך שמירה על מערכת יחסים תקינה.
הנה 9 אסטרטגיות וטקטיקות מפתח שישפרו באופן דרמטי את יכולות המשא ומתן שלכם.
1. הכנה, הכנה, הכנה: הקרב שנוצח לפני שהתחיל
הטעות הגדולה ביותר במשא ומתן היא להיכנס אליו לא מוכנים. 90% מההצלחה במו"מ נקבעת עוד לפני שנאמרה המילה הראשונה.
- הגדירו מטרות: מה אתם חייבים להשיג (קו אדום)? מה אתם רוצים להשיג (מטרת יעד)? ומה יהיה "בונוס" נחמד (מטרה אופטימלית)?
- הכירו את הצד השני: מה הם רוצים? מה הלחצים שלהם? מהם תחומי העניין שלהם? ככל שתדעו יותר, כך תוכלו להציע פתרונות יצירתיים יותר.
- דעו את ה-BATNA שלכם: זוהי האסטרטגיה החשובה ביותר. BATNA (Best Alternative To a Negotiated Agreement) היא "האלטרנטיבה הטובה ביותר להסכם". במילים פשוטות: מה תעשו אם המו"מ ייכשל ותקומו מהשולחן? (למשל: "אם לא אקבל את המשכורת הזו, אמשיך לחפש עבודה / אשאר בעבודה הנוכחית"). ככל שה-BATNA שלכם חזקה יותר, כך עמדת הפתיחה שלכם חזקה יותר.
2. אפקט העוגן: כוחה של ההצעה הראשונה
"העוגן" הוא המספר הראשון שנזרק לשולחן (מחיר, תאריך, כמות). למספר זה יש השפעה פסיכולוגית עצומה, שכן הוא "מעגן" את כל המשך הדיון סביבו.
- מתי להציע ראשון: אם עשיתם שיעורי בית ואתם מכירים היטב את טווחי השוק, הצעת עוגן ראשונה (אגרסיבית אך מציאותית) תיתן לכם יתרון.
- כיצד להגיב לעוגן: אם הצד השני הציע עוגן קיצוני, אל תנסו "להיפגש באמצע". התעלמו ממנו בנימוס ("אני מבין שזה המספר שהצעת, אבל המחקר שלנו מראה טווח אחר לגמרי…") והציגו עוגן נגדי משלכם המבוסס על נתונים.
3. התמקדו ב"אינטרסים", לא ב"עמדות"
כפי שצוין במאמר על ניהול קונפליקטים, זוהי אסטרטגיית ליבה.
- עמדה: "אני רוצה 10,000 ש"ח."
- אינטרס: "אני צריך להרגיש מוערך / אני צריך לכסות את המשכנתא החדשה."
אל תתווכחו על העמדות. שאלו שאלות "למה?" כדי לחשוף את האינטרסים שמאחוריהן. ("למה הסכום הזה חשוב לך?", "מה תשיג באמצעות הבונוס הזה?"). ברגע שמבינים את האינטרסים, אפשר למצוא פתרונות יצירתיים. אולי במקום 10,000 ש"ח, הצד השני ישמח לקבל 7,000 ש"ח בתוספת רכב חברה או יום עבודה מהבית (שעונים על אינטרסים של נוחות או חיסכון בהוצאות).
4. הקשבה פעילה היא נשק סודי
רוב האנשים במו"מ מחכים לתורם לדבר. מנהלי מו"מ מצטיינים מקשיבים 80% מהזמן ומדברים 20%. הקשיבו לא רק למה שנאמר, אלא גם למה שלא נאמר.
- שקפו: "אז אם אני מבין נכון, הנושא החשוב לך ביותר הוא…"
- שאלו שאלות פתוחות: "תוכל להרחיב על…", "איך הגעתם למספר הזה?", "מה היה קורה אילו…?"
- השתמשו בשתיקה: אל תפחדו משתיקות. לעיתים קרו"בות, הצד השני ירגיש לא בנוח וימלא את השקט במידע יקר ערך.
5. הרחבת העוגה (מו"מ אינטגרטיבי)
במקום לריב על חלוקת עוגה בגודל קבוע (מו"מ חלוקתי / Win-Lose), חפשו דרכים להגדיל את העוגה עבור כולם (מו"מ אינטגרטיבי / Win-Win).
אם אתם מתווכחים רק על מחיר, זה משחק סכום אפס. נסו להוסיף משתנים לשולחן: מועדי תשלום, היקף אחריות, תמיכה טכנית, הדרכה, משלוח, חוזי המשך וכו'. ייתכן שנושא שזניח עבורכם (למשל, הארכת האחריות בשנה) הוא קריטי עבור הצד השני, והם יהיו מוכנים לשלם יותר עבורו.
6. אסטרטגיית הוויתורים
לעולם אל תעשו ויתור מבלי לקבל משהו בתמורה. מו"מ הוא תהליך של "תן וקח".
- אל תמהרו לוותר: הראו שכל ויתור "כואב" לכם ומגיע לאחר מחשבה.
- בקשו תמורה: "אני לא בטוח שאוכל להוריד את המחיר, אבל אם אצליח לאשר זאת, האם תוכלו להתחייב להזמנה שנתית?"
- הקטינו ויתורים: התחילו עם ויתורים גדולים יותר, וככל שמתקרבים לקו האדום שלכם, הקטינו את הוויתורים. זה משדר לצד השני שאתם מתקרבים לגבול היכולת שלכם.
7. בניית אמון ורפפורט (Rapport)
קל יותר לנהל מו"מ עם אנשים שמחבבים וסומכים עלינו. אל תזלזלו בכוחו של סמול-טוק בתחילת הפגישה. מציאת מכנה משותף (תחביבים, מקום מגורים, היכרות משותפת) בונה גשר של אמון ומפחיתה עוינות. היו מקצועיים אך אנושיים.
8. טקטיקת "השוטר הטוב / השוטר הרע"
טקטיקה קלאסית שבה אדם אחד בצוות המו"מ נוקט עמדה קשוחה ובלתי מתפשרת ("השוטר הרע"), בעוד חברו לצוות מציג גישה מתונה ופשרנית יותר ("השוטר הטוב"), ומציע פתרון "הוגן" שנראה מצוין בהשוואה לדרישותיו של "השוטר הרע".
- איך מגיבים: זיהוי הטקטיקה הוא חצי מהפתרון. פשוט ציינו זאת בנימוס ("אני מעריך את הדינמיקה ביניכם, אבל בואו נתמקד בנתונים האובייקטיביים…") והיצמדו לאינטרסים ול-BATNA שלכם.
9. "לא" הוא רק תחילת הדיון
מנהלי מו"מ רבים נרתעים מהמילה "לא". מנהלי מו"מ מצטיינים מבינים ש"לא" הוא לרוב לא סוף הדיון, אלא הזמנה להבין טוב יותר. "לא" יכול להיות:
- "לא במחיר הזה."
- "לא בתנאים האלה."
- "אני צריך אישור מהמנהל שלי."
- "אני לא מבין את ההצעה."
כאשר אתם שומעים "לא", אל תיסוגו. שאלו: "מה בהצעה לא עובד עבורכם?", "אילו רכיבים היינו צריכים לשנות כדי שזה יתאפשר?".
סיכום
משא ומתן הוא ריקוד עדין של פסיכולוגיה, אסטרטגיה ותקשורת. הצלחה במו"מ אינה נמדדת בהשגת 100% מדרישותיך תוך ריסוק הצד השני, אלא בהגעה להסכם חכם, יעיל ובר-קיימא, שמשרת את האינטרסים שלך ורצוי שגם ישמור על מערכת יחסים חיובית להמשך. כמו כל מיומנות, ככל שמתכוננים ומתרגלים יותר, כך משתפרים.